Transparenz-Hinweis zu KI-Systemen (AI-Act)

1. Einsatz von KI-Systemen

Papierfrei setzt zur Bearbeitung eingehender Post KI-Modelle ein. Sie übernehmen Texterkennung (OCR), Kategorisierung des Brieftyps, Extraktion von Metadaten wie Absender, Betrag, Fristen und Empfehlungen für Ablageziele (DATEV, Lexware, sevDesk).

DATEV ist eine eingetragene Marke der DATEV eG. Es besteht keine Geschäftsbeziehung oder Zertifizierung. Die Bezugnahme erfolgt rein beschreibend zur Angabe der Kompatibilität. Gleiches gilt für Lexware und sevDesk als eingetragene Marken der jeweiligen Inhaber.

2. Eingesetzte Modelle und Anbieter

• PaddleOCR, Tesseract (OCR, lokal - keine Drittland-Übermittlung)
• Google Cloud Vertex AI (EU-Rechenzentren Frankfurt, Region europe-west3): inhaltliche Verarbeitung des Briefinhalts - Texterkennung, Kategorisierung, Absender- und Fristerkennung, Zusammenfassung, optionale Übersetzung in Leichte Sprache sowie Erzeugung semantischer Vektoren für die interne Ähnlichkeits- und Suchfunktion. Kernleistung zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); keine aktive Übermittlung in die USA.
• Interne Regelsets (Brief-Katalog mit 14 Brieftypen-Klassen, lokal)

3. Transparenz über KI-Entscheidungen

Alle KI-Einordnungen werden dem Nutzer klar gekennzeichnet. Der Nutzer bestätigt Kategorie und Frist manuell. Eine rein automatische Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

4. Hinweispflichten

Sobald Sie mit einem KI-generierten Vorschlag interagieren, erhalten Sie einen visuellen Hinweis, dass der Inhalt von einem KI-System stammt. Der Hinweis bleibt sichtbar, bis Sie den Vorschlag annehmen, ändern oder verwerfen.

5. Menschliche Kontrolle

Jede KI-Empfehlung kann vom Nutzer korrigiert werden. Korrekturen fließen in ein Feedback-Loop-System zur Verbesserung des Modells ein. Die Korrekturen werden dauerhaft als Lerndaten gespeichert.

6. Grenzen

Die KI kann Fehler machen. Papierfrei haftet nicht für Folgen einer nicht geprüften Übernahme von KI-Empfehlungen. Sicherheitsrelevante Entscheidungen (z. B. Fristwahrung bei Mahnbescheid) müssen vom Nutzer eigenverantwortlich geprüft werden.

7. Beschwerde

Bei Fragen oder Beschwerden zur KI-Verarbeitung wenden Sie sich an datenschutz@papierfrei.net. Beschwerden an die zuständige Marktüberwachungsbehörde (Bundesnetzagentur ab 02.08.2026) bleiben unberührt.