Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

§ 1 Geltungsbereich, Vertragspartner

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend "AGB") gelten für alle Verträge zwischen Papierfrei Postservice, Inhaber [FOUNDER: Name des Inhabers bestätigen] (Einzelunternehmen), [FOUNDER: ladungsfähige Anschrift - Straße, Hausnummer, PLZ, Ort] (nachfolgend "Anbieter"), und ihren Nutzern (nachfolgend "Nutzer") über die Dienste der Plattform papierfrei.net. Vertragspartner des Nutzers ist der vorgenannte Inhaber als natürliche Person.

(2) Verbraucher im Sinne dieser AGB ist jede natürliche Person, die ein Rechtsgeschäft zu Zwecken abschließt, die überwiegend weder ihrer gewerblichen noch ihrer selbständigen beruflichen Tätigkeit zugerechnet werden können (§ 13 BGB). Unternehmer ist eine natürliche oder juristische Person oder rechtsfähige Personengesellschaft, die bei Abschluss des Rechtsgeschäfts in Ausübung ihrer gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit handelt (§ 14 BGB).

(3) Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende AGB des Nutzers werden, selbst bei Kenntnis, nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, ihrer Geltung wird ausdrücklich schriftlich zugestimmt.

§ 2 Leistungsbeschreibung

(1) Der Anbieter stellt eine Software-Plattform zur digitalen Verwaltung von Post- und Geschäftsdokumenten bereit. Hierzu zählen insbesondere:

• Upload und Speicherung gescannter Dokumente
• Optische Texterkennung (OCR)
• KI-gestützte Klassifikation, Zusammenfassung und Fristenerkennung
• Verwaltung von Korrespondenz, Erinnerungen und Aufgaben
• Optionaler postalischer Versand von Dokumenten über den Dienstleister LetterXpress GmbH

(2) Der Anbieter erbringt keine Rechts-, Steuer- oder Finanzberatung. KI-Ergebnisse sind unverbindliche Entscheidungshilfen. Die Verantwortung für rechtsverbindliche Handlungen verbleibt beim Nutzer.

(3) Der Anbieter ist berechtigt, die Leistungen zu erweitern, zu ändern oder Verbesserungen vorzunehmen. Wesentliche Änderungen werden dem Nutzer rechtzeitig mitgeteilt.

§ 3 Vertragsschluss, Registrierung

(1) Die Darstellung der Leistungen auf der Website stellt kein rechtlich bindendes Angebot dar, sondern eine Aufforderung zur Bestellung.

(2) Mit dem Abschluss der Registrierung gibt der Nutzer ein verbindliches Angebot auf Abschluss eines Nutzungsvertrags ab. Der Anbieter nimmt das Angebot durch Freischaltung des Kontos und Bestätigung per E-Mail an.

(3) Kostenpflichtige Leistungen (insbesondere die Aufladung von Guthaben, der Abschluss eines Abonnements sowie die Beauftragung des Briefversands oder Rückversands) kommen dadurch zustande, dass der Nutzer im Bestellprozess die jeweils gültige, gesondert ausgewiesene Vergütung bestätigt und die Bestellung verbindlich abschließt. Vor Abschluss der Bestellung werden dem Nutzer die wesentlichen Merkmale der Leistung und der zu zahlende Gesamtpreis nach den gesetzlichen Informationspflichten (unter anderem Art. 246a EGBGB, § 312j BGB) angezeigt. Der Vertrag über die kostenpflichtige Einzelleistung kommt mit der Bestätigung der Bestellung durch den Anbieter zustande.

(4) Der Nutzer ist verpflichtet, bei der Registrierung wahre und vollständige Angaben zu machen und diese aktuell zu halten. Die Zugangsdaten sind geheim zu halten.

§ 4 Preise und Zahlungsbedingungen

(1) Es gelten die zum Zeitpunkt der jeweiligen Bestellung im Preisverzeichnis des Anbieters ausgewiesenen Preise. Das Preisverzeichnis ist im Bestellprozess sowie auf der Preisseite der Website abrufbar und benennt die Vergütung für die einzelnen Leistungen, insbesondere für Dokumenten-Verarbeitung (Smart-Scan und Archiv-Scan), Speicher, Export- und Schnittstellen-Leistungen sowie für den optionalen Brief-Empfang, Briefversand und Rückversand. Alle Preise verstehen sich in Euro; ob ein Preis inklusive oder zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer gilt, wird im Preisverzeichnis ausgewiesen. Diese AGB enthalten bewusst keine bezifferten Preise, um Abweichungen zwischen AGB und tatsächlichem Preisverzeichnis zu vermeiden; maßgeblich ist stets das im Bestellprozess angezeigte Preisverzeichnis.

(2) Die Zahlung erfolgt über den Zahlungsdienstleister Stripe Payments Europe Ltd. Es gelten ergänzend die Stripe-AGB. Der Anbieter kann weitere Zahlungsarten anbieten, die im Bestellprozess ausgewiesen werden.

(3) Guthaben wird im Voraus aufgeladen und mit Inanspruchnahme der jeweiligen Leistung zum im Preisverzeichnis ausgewiesenen Preis verbraucht (siehe § 4a bis § 4f).

(4) Bei Abonnements wird der Betrag jeweils im Voraus zu Beginn des Abrechnungszeitraums fällig. Bei Zahlungsverzug ist der Anbieter berechtigt, nach vorheriger Ankündigung das Konto zu sperren; das Recht des Nutzers auf Zugriff zu Zwecken des Datenexports nach § 10 Absatz (4) bleibt unberührt.

(5) Der Briefversand und der Rückversand werden gesondert nach Verbrauch zu den im Preisverzeichnis ausgewiesenen Preisen abgerechnet.

§ 4a Geschlossener Kreislauf, kein E-Geld

(1) Das Guthaben in Ihrem Papierfrei-Wallet ist ein Verbrauchsguthaben im geschlossenen Kreislauf (§ 2 Absatz 1 Nummer 10 Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz).

(2) Das Guthaben kann ausschließlich für die Inanspruchnahme der Papierfrei-Dienste verwendet werden (Smart-Scan, Archive-Scan, DATEV-Export, API-Push, Brief-Empfang und weitere im Preisverzeichnis benannte Leistungen).

(3) Das Guthaben ist nicht übertragbar auf andere Nutzer und nicht bei Drittanbietern einlösbar.

(4) Das Guthaben ist kein E-Geld im Sinne des § 1a ZAG.

§ 4b Rechtsnatur des Guthabens

(1) Aufgeladenes Guthaben ist eine Vorauszahlung auf zukünftige Dienstleistungen, kein vom Anbieter treuhänderisch verwahrtes Geld.

(2) Der Anbieter ist nicht verpflichtet, Guthaben auf einem getrennten Treuhandkonto zu führen.

(3) Der Anbieter darf das Guthaben im Rahmen seines Geschäftsbetriebs verwenden.

(4) Der Anspruch des Nutzers auf Erbringung der Dienstleistung oder, im Fall der Beendigung des Vertrags, auf Rückzahlung verbliebenen Guthabens bleibt unberührt.

§ 4c Auszahlung von Restguthaben (Verbraucher)

(1) Bei Beendigung des Vertragsverhältnisses wird verbliebenes aufgeladenes Guthaben innerhalb von 14 Tagen auf das vom Nutzer angegebene Konto erstattet (§ 327o BGB).

(2) Die Erstattung erfolgt auf das ursprünglich genutzte Zahlungsmittel, soweit möglich.

(3) Bonus-Guthaben (siehe § 4e) ist von der Auszahlung ausgeschlossen.

(4) Es findet keine Aufrechnung mit Bearbeitungsgebühren statt.

§ 4d Auszahlung von Restguthaben (Unternehmer)

(1) Für Nutzer, die den Vertrag in Ausübung ihrer gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit abschließen, verfällt aufgeladenes Guthaben nach 24 Monaten ab letzter Aufladung.

(2) Vor Eintritt des Verfalls wird der Nutzer 60 Tage zuvor per E-Mail informiert. Eine Auszahlung kann innerhalb dieser Frist beantragt werden.

(3) Bei Beendigung des Vertragsverhältnisses wird verbliebenes Guthaben ab 10 EUR Restbetrag innerhalb von 14 Tagen erstattet.

§ 4e Bonus-Guthaben

(1) Bonus-Guthaben (insbesondere Sign-up-Bonus, Mengen-Bonus, Aktions-Guthaben) wird unentgeltlich gewährt und ist Marketing-Leistung.

(2) Bonus-Guthaben ist unbefristet gültig und verfällt nicht. Es ist von der Auszahlung ausgenommen und ausschließlich verbrauchbar.

(3) Bonus-Guthaben wird vor aufgeladenem Guthaben verbraucht (First-Bonus-out).

(4) Bonus-Guthaben ist nicht auszahlbar.

(5) Die Berechnung der Verfallsfrist ist im Nutzer-Konto jederzeit einsehbar.

§ 4f Zinsen und Inaktivität

(1) Zinsen, die aus der Verwendung aufgeladener Beträge durch den Anbieter resultieren, verbleiben beim Anbieter und sind nicht an den Nutzer auszuzahlen.

(2) Nach 36 aufeinanderfolgenden Monaten ohne Nutzer-Aktivität wird der Account inaktiv gesetzt. Das verbliebene Guthaben bleibt erhalten und kann durch erneute Anmeldung jederzeit reaktiviert werden.

(3) Eine Auszahlung verbliebenen Guthabens nach Inaktivitäts-Setzung ist auf schriftlichen Antrag des Nutzers möglich.

§ 5 Widerrufsbelehrung für Verbraucher

Widerrufsrecht

Sie haben das Recht, binnen vierzehn Tagen ohne Angabe von Gründen diesen Vertrag zu widerrufen. Die Widerrufsfrist beträgt vierzehn Tage ab dem Tag des Vertragsabschlusses.

Um Ihr Widerrufsrecht auszuüben, müssen Sie uns (Papierfrei Postservice, Inhaber [FOUNDER: Name des Inhabers bestätigen], [FOUNDER: ladungsfähige Anschrift], E-Mail: widerruf@papierfrei.net) mittels einer eindeutigen Erklärung (z.B. ein mit der Post versandter Brief oder E-Mail) über Ihren Entschluss, diesen Vertrag zu widerrufen, informieren. Sie können dafür das nachstehende Muster-Widerrufsformular verwenden, das jedoch nicht vorgeschrieben ist.

Zur Wahrung der Widerrufsfrist reicht es aus, dass Sie die Mitteilung über die Ausübung des Widerrufsrechts vor Ablauf der Widerrufsfrist absenden.

Folgen des Widerrufs

Wenn Sie diesen Vertrag widerrufen, haben wir Ihnen alle Zahlungen, die wir von Ihnen erhalten haben, unverzüglich und spätestens binnen vierzehn Tagen ab dem Tag zurückzuzahlen, an dem die Mitteilung über Ihren Widerruf bei uns eingegangen ist.

Vorzeitiges Erlöschen des Widerrufsrechts

Das Widerrufsrecht erlischt bei Verträgen über die Lieferung digitaler Inhalte, wenn der Anbieter mit der Ausführung des Vertrags begonnen hat, nachdem der Verbraucher (i) ausdrücklich zugestimmt hat, dass mit der Ausführung vor Ablauf der Widerrufsfrist begonnen wird, und (ii) seine Kenntnis davon bestätigt hat, dass er durch seine Zustimmung mit Beginn der Ausführung sein Widerrufsrecht verliert (§ 356 Abs. 5 BGB).

Muster-Widerrufsformular

(Wenn Sie den Vertrag widerrufen wollen, dann füllen Sie bitte dieses Formular aus und senden Sie es zurück.)

An Papierfrei Postservice, Inhaber [FOUNDER: Name des Inhabers bestätigen], [FOUNDER: ladungsfähige Anschrift], E-Mail: widerruf@papierfrei.net:
Hiermit widerrufe(n) ich/wir (*) den von mir/uns (*) abgeschlossenen Vertrag über die Erbringung der folgenden Dienstleistung (*)
Bestellt am (*) / erhalten am (*): _______________
Name des/der Verbraucher(s): _______________
Anschrift des/der Verbraucher(s): _______________
Unterschrift des/der Verbraucher(s) (nur bei Mitteilung auf Papier): _______________
Datum: _______________
(*) Unzutreffendes streichen.

§ 6 Pflichten des Nutzers

(1) Der Nutzer verpflichtet sich, die Plattform nicht missbräuchlich zu nutzen, insbesondere keine rechtswidrigen Inhalte hochzuladen oder Dritte zu schädigen.

(2) Der Nutzer ist allein verantwortlich für die Inhalte, die er hochlädt. Er sichert zu, an den Inhalten alle erforderlichen Rechte zu besitzen.

(3) Der Nutzer stellt den Anbieter von Ansprüchen Dritter frei, die aus rechtswidrigen Inhalten oder rechtswidriger Nutzung resultieren.

§ 7 Verfügbarkeit, Wartung

(1) Der Anbieter strebt eine Verfügbarkeit der Plattform von 99% im Jahresmittel an, ausgenommen geplante Wartungen und Ereignisse höherer Gewalt.

(2) Wartungsarbeiten werden, soweit möglich, in verkehrsschwachen Zeiten durchgeführt und rechtzeitig angekündigt.

§ 8 Gewährleistung

(1) Es gelten die gesetzlichen Gewährleistungsregeln. Bei Mängeln hat der Nutzer Anspruch auf Nacherfüllung. Schlägt diese zweimal fehl, stehen ihm Minderung oder Rücktritt zu.

(2) Für Verbraucher beträgt die Gewährleistungsfrist 24 Monate. Für Unternehmer beträgt sie 12 Monate.

§ 9 Haftung

(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit, für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie nach den Bestimmungen des Produkthaftungsgesetzes.

(2) Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt.

(3) Eine weitergehende Haftung ist ausgeschlossen. Insbesondere übernimmt der Anbieter keine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit KI-generierter Auswertungen, Fristen oder Klassifikationen.

(4) Die Haftung für Datenverluste ist auf den typischen Wiederherstellungsaufwand beschränkt, der bei regelmäßiger und gefahrentsprechender Anfertigung von Sicherungskopien durch den Nutzer eingetreten wäre. Der Nutzer ist verpflichtet, eigene Sicherungen bedeutsamer Daten anzufertigen.

(5) Die vorstehenden Haftungsregelungen gelten auch zugunsten der Mitarbeiter und Erfüllungsgehilfen des Anbieters. Der Anbieter wird als Einzelunternehmen geführt; er ist keine haftungsbeschränkte Gesellschaft. Der Inhaber haftet als natürliche Person nach den gesetzlichen Vorschriften persönlich; die vorstehenden Absätze (1) bis (4) begrenzen die Haftung ausschließlich in dem dort beschriebenen, für Allgemeine Geschäftsbedingungen zulässigen Umfang und begründen keine Beschränkung der Haftung auf ein Gesellschaftsvermögen.

§ 10 Vertragslaufzeit, Kündigung

(1) Der Nutzungsvertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen, soweit nicht ein abweichender Tarif gewählt wurde.

(2) Beide Parteien können den Vertrag jederzeit zum Ende des jeweiligen Abrechnungszeitraums kündigen. Bei Verbrauchern ist die Kündigung in Textform jederzeit und ohne Frist im Account oder per E-Mail möglich (§ 309 Nr. 13 BGB i.V.m. § 11 TMG).

(3) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

(4) Nach Vertragsbeendigung werden die Daten des Nutzers nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gelöscht. Auf Wunsch erhält der Nutzer einen Datenexport.

§ 10a Kontolöschung nach Art. 17 DSGVO

(1) Der Nutzer kann jederzeit die vollständige Löschung seines Kontos nach Art. 17 DSGVO verlangen. Die Löschung ist unumkehrbar. Nach erfolgreicher Durchführung ist keine Anmeldung und keine Wiederherstellung mehr möglich.

(2) Umfang der Löschung. Mit der Kontolöschung werden sämtliche dem Nutzer zurechenbaren personenbezogenen Daten anonymisiert oder gelöscht. Dies umfasst insbesondere:

• alle eingegangenen Briefe einschließlich Absender, Text, KI-Zusammenfassungen, Fristen und Kategorien;
• das Kundenprofil einschließlich Name, Postanschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, IBAN, Steuer-Identifikationsnummer, Sozialversicherungsnummer sowie Versicherungs- und Vertragsnummern;
• sämtliche Einträge im Adressbuch und in Kontaktlisten;
• alle KI-Chatverläufe;
• die vom Nutzer bereitgestellten Lerndaten, insbesondere OCR-Korrekturen und sonstige Feedback-Eingaben, soweit diese noch personenbezogen sind. Bereits in den anonymisierten Trainings-Korpus übernommene Datensätze sind nach Anonymisierung kein personenbezogenes Datum mehr und unterliegen daher nicht der Löschungspflicht (Art. 4 Nr. 1 DSGVO, Erwägungsgrund 26; siehe auch § 12 Absatz (9));
• aktive und archivierte Weiterleitungsaufträge;
• die individuell angelegten Ordner- und Ablagestrukturen;
• die im Rahmen des Einwilligungsprotokolls gespeicherten IP-Adressen;
• die Anmeldedaten des Nutzers; eine Anmeldung ist danach nicht mehr möglich.

(3) Gesetzliche Aufbewahrungspflichten. Rechnungen, Zahlungsbelege und Behördenschreiben mit rechnungslegungsrelevantem Inhalt werden aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nach § 257 HGB und § 147 AO für die Dauer von zehn Jahren aufbewahrt. Vor Ablauf dieser Frist werden Name, Adresse und weitere direkte Identifikatoren aus den Belegen entfernt, sodass lediglich Betrag, Datum und Zahlungs-ID verbleiben. Nach Ablauf der Zehnjahresfrist werden auch diese Reste automatisch gelöscht.

(4) Folgen für laufende Verträge und Abonnements. Mit Wirksamwerden der Kontolöschung tritt der Nutzer unverzüglich und automatisch von sämtlichen laufenden Verträgen und Abonnements mit dem Anbieter zurück, einschließlich etwaiger Jahresverträge. Eine ordentliche Kündigung ist jederzeit möglich; die Kontolöschung ersetzt die Kündigungserklärung. Eine Rückerstattung für die Restlaufzeit besteht grundsätzlich nicht, es sei denn, das Gesetz sieht dies zwingend vor (z.B. Widerruf nach § 355 BGB innerhalb der ersten vierzehn Tage).

(5) Offene Forderungen. Offene Rechnungen bleiben auch nach der Kontolöschung bestehen und sind zu begleichen. Die hierfür erforderlichen Daten werden im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht (Absatz 3) weitergeführt.

(6) Nach der Löschung eintreffende Post. Absender erlangen Kenntnis von der neuen Anschrift des Nutzers regelmäßig erst mit zeitlicher Verzögerung. Für den Nutzer bei dem Anbieter eingehende Briefe werden daher auch nach der Kontolöschung entgegengenommen und sind dem Nutzer in Rechnung zu stellen, solange die Anschrift des Anbieters bei Absendern des Nutzers oder im Nachsendeauftrag des Nutzers hinterlegt ist. Der Nutzer wird ausdrücklich darauf hingewiesen, vor der Kontolöschung bei seinen Absendern eine aktualisierte Anschrift zu hinterlegen und einen etwaig bestehenden Nachsendeauftrag anzupassen.

§ 11 Datenschutz

Hinsichtlich der Verarbeitung personenbezogener Daten gilt die gesonderte Datenschutzerklärung. Für Geschäftskunden stellt der Anbieter auf Anforderung einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO zur Verfügung.

§ 12 Nutzung der Inhalte zur Verbesserung der Dienstleistung

(1) Kernleistung. Der Dienst Papierfrei basiert auf einer KI-gestützten automatischen Erkennung, Klassifizierung und Auswertung von Postinhalten. Diese Auswertung ist Kernbestandteil der vertragsgegenständlichen Leistung und erfolgt zur Erfüllung des Vertrages (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Hierfür setzt der Anbieter eigene Verarbeitungs- und Auswertungslogik sowie die Modelle vertraglich gebundener Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) ein. Die Nutzung der KI-Funktionen setzt keine Einwilligung in die nachfolgend in Absatz 2 geregelte Trainingsnutzung voraus.

(2) Freiwillige Trainingsnutzung. Soweit der Nutzer hierin gesondert und freiwillig einwilligt (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), darf der Anbieter die im Rahmen des Dienstes verarbeiteten Dokumente sowie deren Extraktionsergebnisse in anonymisierter Form zur Verbesserung der genannten KI verwenden. Dies umfasst insbesondere das Trainieren von Modellen zur Texterkennung, das Auswerten von Feldern wie Absender, Datum, Betrag und Aktenzeichen, das Kalibrieren der Klassifikation sowie das Messen der Erkennungsgenauigkeit. Die Einwilligung ist freiwillig; die KI-Funktionen stehen dem Nutzer auch ohne diese Einwilligung unverändert und ohne Einschränkung zur Verfügung.

(3) Umfang der Verarbeitung. Der Anbieter ist für die Verarbeitung zu Trainingszwecken Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Zur Erbringung und Verbesserung der KI-gestützten Erkennung setzt der Anbieter sorgfältig ausgewählte und vertraglich gebundene Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO ein, insbesondere Google Cloud (Vertex AI, Rechenzentrum Frankfurt, europe-west3) für Texterkennung, Kategorisierung, Fristen-Extraktion und die Erzeugung numerischer Text-Vektoren für die interne Ähnlichkeits- und Suchfunktion sowie Supabase für Hosting, Datenbank und Speicherung. Mit jedem dieser Auftragsverarbeiter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Die jeweils aktuelle Liste der Auftragsverarbeiter, ihre Zwecke, Datenkategorien und etwaige Drittlandübermittlungen sind in der Datenschutzerklärung und im dort verlinkten Subprozessor-Register einsehbar. Eine Weitergabe der Dokumente zu eigenen Zwecken der Auftragsverarbeiter findet nicht statt. Eine Bereitstellung der Dokumente oder des Trainings-Korpus gegenüber anderen Nutzern findet nicht statt.

(4) Dauer der Speicherung. Für den Trainingszweck aufgebaute Modellparameter sowie abgeleitete Trainingssignale werden dauerhaft gespeichert, da sie nach Abschluss der Anonymisierung nicht mehr personenbezogen sind im Sinne des Erwägungsgrundes 26 DSGVO.

(5) Widerruf. Der Nutzer kann die nach Absatz 2 erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft per E-Mail an datenschutz@papierfrei.net widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Ein Widerruf bewirkt, dass ab dem Zeitpunkt des Eingangs keine neuen Inhalte des Nutzers mehr in die Trainingspipeline fließen. Bereits in den anonymisierten Korpus übernommene Daten bleiben dort, da sie keinen Personenbezug mehr aufweisen. Der Widerruf hat keine Auswirkung auf die Verfügbarkeit der KI-Funktionen und führt nicht zur Beendigung des Vertrages.

(6) Rechtsgrundlage. Die KI-gestützte Erkennung und Auswertung der Postinhalte als Kernleistung stützt sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des mit dem Nutzer geschlossenen Vertrages über die Bereitstellung einer KI-gestützten Poststelle). Die darüber hinausgehende Nutzung zu Trainingszwecken nach Absatz 2 stützt sich ausschließlich auf die freiwillige Einwilligung des Nutzers nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

(7) Postgeheimnis. Die Verarbeitung verletzt das Postgeheimnis nach § 39 PostG nicht, da der Anbieter selbst Erbringer der Postdienstleistung ist und die Verarbeitung allein zur Erfüllung und Verbesserung dieser Dienstleistung erfolgt. Soweit Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO eingebunden sind, sind diese vertraglich auf das Postgeheimnis und die Vertraulichkeit verpflichtet und dürfen die Inhalte ausschließlich weisungsgebunden für den Anbieter verarbeiten.

(8) Sicherheitsmaßnahmen. Zur Verarbeitung werden auf Seiten des Anbieters ausschließlich berechtigte Mitarbeiter zugelassen; eingebundene Auftragsverarbeiter verarbeiten weisungsgebunden auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO und unter den dort vereinbarten technischen und organisatorischen Maßnahmen. Details regeln das gesondert geführte Schlüsselmanagement-Runbook, die mit den Auftragsverarbeitern vereinbarten technischen und organisatorischen Maßnahmen sowie das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO.

(9) Anonymisierter Trainings-Snapshot. Sieben Tage nach Bestätigung eines Briefes durch den Nutzer (Confirmed-At-Zeitpunkt) erstellt der Anbieter einen anonymisierten Snapshot der Extraktionsergebnisse und legt ihn dauerhaft in einem separaten Trainings-Korpus ab. Der Snapshot enthält keine direkten Identifikatoren (insbesondere keine Nutzer-ID, keinen Namen, keine vollständige Anschrift, keine vollständige IBAN, keinen Volltext-OCR), sondern ausschließlich tokenisierte oder synthetisch ersetzte Werte sowie generalisierte Datums- und Betragsangaben. Die für die Tokenisierung verwendeten Schlüssel (Salts und Seeds) werden vor dem Schreiben in den Trainings-Korpus unwiderruflich vernichtet, sodass eine Rückrechnung auf den Nutzer auch durch den Anbieter selbst nicht mehr möglich ist. Damit liegt nach Abschluss der Anonymisierung kein personenbezogenes Datum mehr im Sinne von Art. 4 Nr. 1 DSGVO vor (Erwägungsgrund 26 DSGVO). Der Snapshot wird ausschließlich für Nutzer erstellt, die nach Absatz 2 in die Trainingsnutzung eingewilligt haben; Rechtsgrundlage ist insoweit die freiwillige Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ein Widerruf der Einwilligung nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO wirkt für alle zukünftigen Briefe, deren Sieben-Tages-Frist im Zeitpunkt des Widerrufs noch nicht abgelaufen ist; bereits in den Trainings-Korpus übernommene Datensätze können mangels Personenbezug nicht mehr ausgesondert werden. Eine Geltendmachung des Löschungsrechts nach Art. 17 DSGVO erstreckt sich nur auf die personenbezogenen Quelltabellen (documents, attachments, files sowie zugehörige Storage-Inhalte), nicht jedoch auf den anonymisierten Trainings-Korpus.

§ 12a Buchungsvorschläge - Hilfsmittel im Sinne StBerG

(1) Die Software erzeugt automatisierte Buchungsvorschläge (SKR03/SKR04-Kontierung, USt-Schlüssel-Empfehlung) aus erkannten Beleg-Daten.

(2) Diese Vorschläge sind Hilfsmittel zur Buchführung im Sinne von § 6 Nr. 3 und Nr. 4 StBerG (insbesondere mechanische Hilfeleistung, EDV-Buchführung). Sie stellen ausdrücklich keine Steuerberatung oder rechtliche Beratung dar.

(3) Prüfung, Genehmigung und Verantwortung der gebuchten Daten obliegen dem Mandanten bzw. einem von ihm beauftragten Steuerberater.

(4) Die Haftung für etwaige steuerliche Folgen aus der ungeprüften Übernahme der Buchungsvorschläge ist ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig.

§ 13 Änderung der AGB

(1) Der Anbieter ist berechtigt, diese AGB mit Wirkung für die Zukunft zu ändern, soweit dies erforderlich ist und der Nutzer hierdurch nicht unangemessen benachteiligt wird.

(2) Änderungen werden dem Nutzer mindestens sechs Wochen vor Inkrafttreten in Textform mitgeteilt. Widerspricht der Nutzer nicht innerhalb von sechs Wochen ab Zugang der Mitteilung, gelten die Änderungen als angenommen. Auf diese Folge wird in der Mitteilung gesondert hingewiesen.

§ 14 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Bei Verbrauchern gilt diese Rechtswahl nur, soweit nicht der gewährte Schutz durch zwingende Bestimmungen des Rechts des Staates, in dem der Verbraucher seinen gewöhnlichen Aufenthalt hat, entzogen wird.

(2) Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag ist - sofern der Nutzer Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist - der Sitz des Anbieters ([FOUNDER: Ort des Anbietersitzes, identisch zum Impressum]).

(3) Online-Streitbeilegung. Die Europäische Kommission stellt eine Plattform zur Online-Streitbeilegung (OS) bereit, die unter https://ec.europa.eu/consumers/odr/ erreichbar ist. Unsere E-Mail-Adresse finden Sie im Impressum.

(4) Verbraucherstreitbeilegung. Der Anbieter ist nicht bereit und nicht verpflichtet, an Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen (§ 36 Verbraucherstreitbeilegungsgesetz).

(5) Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrags unwirksam sein oder werden, so wird die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. An die Stelle einer unwirksamen Bestimmung tritt die gesetzliche Regelung.